Zu den Pflichten des Verwaltungsrates gehört die Führung des Protokolls während der Generalversammlung, das im Wesentlichen ein Beschlussprotokoll ist. Es muss nur die Beschlüsse und Wahlen wiedergeben, ohne dass der Verlauf der Debatte mit ihren Details im Protokoll aufgeführt werden muss. Notwendig hingegen sind die Abstimmungsergebnisse zu jedem Beschluss. Folgende Punkte des GV-Protokolls sind zu beachten:
- im Protokoll müssen die Begehren um Auskunft bzw. Einsicht und die Antworten und die von den Aktionären «zu Protokoll» gegebenen Erklärungen verzeichnet werden;
- zu protokollieren ist der «Einspruch» eines Aktionärs wegen der Teilnahme von unberechtigten Personen an der Generalversammlung.
Das Protokoll über die Generalversammlung muss schriftlich abgefasst sein, akustische Aufnahmen können das Protokoll nicht ersetzen. Es ist vom Leiter der Versammlung, meistens vom Präsidenten des Verwaltungsrates und dem Protokollführer zu unterschreiben.
Obwohl es in zahlreichen Gesellschaften üblich ist, untersteht das Protokoll der Generalversammlung nicht der Genehmigung durch die darauffolgende Versammlung.
Die Aktionäre haben nur ein Recht auf Einsicht in das Protokoll. Einen Anspruch auf Aushändigung einer vollständigen Kopie haben sie nicht. Wer nicht mehr Aktionär ist, hat sein Einsichtsrecht verloren. Auch enthält das Gesetz keine Frist für die Erstellung des Protokolls und damit für den Beginn der Einsichtnahme. Da das Obligationenrecht die Frist von zwei Monaten für die Erhebung einer Anfechtungsklage als Verwirkungsfrist ausgestaltet hat, ist das Protokoll somit spätestens 20 Tage nach der Versammlung zu erstellen.